I backspegeln

Februari 2020. Dagens tre möten är inplanerade sedan länge. Fem timmars mötestid och tre timmars körtid till och från olika mötesplatser. Det kommer dra ut på tiden och det kommer bli mycket tid i bilen. Tid för fler samtal och mini möten med teamet. Behöver få in en lunch också – tar den på macken när bilen tankas. Känner du igen dig? Kan du relatera till arbetssättet?

Potentialen sprungen ur pandemin

Från en möteskultur där majoriteten av företag, samarbetspartners och kollegor träffade varandra på plats till ett nytt arbetssätt där mötet mellan människor sker digitalt – och med moderna verktyg. Vem hade kunnat ana att det var på det här sättet omvärlden skulle accelerera digitaliseringen. Med hjälp av något så tragiskt som en pandemi. Men som ordspråket säger ”Inget ont som inte har något gott med sig”, vill vi se potentialen som vi nu har fått för att effektivisera och förbättra med hjälp av digitala verktyg.

3 punkter med potential för effektivisering

  1. Förändrat arbetssätt
  2. Fortsätta digitaliseringsresan
  3. Tidsbesparing med effektivare möten

Fortsätt den digitala resan

Se till att dina medarbetare har rätt verktyg och arbetssätt för att kunna effektivisera och samarbeta med alla avdelningar, partners och kunder. Underlätta och fortsätt omställningen. Världen kommer inte bli mindre digital utan snarare tvärtom. Ställ er själv frågorna:

  • Har vi rätt kunskap om hur vi kan nyttja våra digitala verktyg på bästa sätt eller behöver medarbetarna utbildning?
  • Har vi rätt säkerhet för att arbeta utanför kontoret?
  • Vilka andra verktyg kan vi implementera för att arbeta ännu mer effektivt?
  • Hur kan vi förbättra våra möten?

Fördelarna man inte ska glömma

Det finns många positiva fördelar med att arbeta modernare och mer digitalt. En del av dem är inte så tydliga. Vi lyfter fram några av dem här.

  1. Spara tid
    Vi har fått ett effektivt arbetssätt och tidsbesparingar. Dels är många möten mer effektiva men också restiden man slipper som istället kan användas som effektiv arbetstid
  2. Attrahera medarbetare
    Det ligger i tiden att arbeta digitalt och kan på sikt även attrahera nya medarbetare när arbetssättet förändras och blir mer flexibelt. Tänk t. ex på den omdiskuterade millennials gruppen
  3. Planering
    Behöver man ta ett möte på annan ort kan det vara en idé att planera in fler möten i samma stad för att ur ett miljöperspektiv inte behöva resa samma resa tre gånger
  4. Miljön
    Miljön blir självklart påverkad av att vi reser mindre och kör digitala möten istället
  5. Milantal
    Det finns en möjlighet till kostnadsreducering i milantal, när man inte behöver köra till alla möten

Det finns många fördelar med att arbeta på ett förändrat sätt och att fortsätta med det – även ifall restriktioner kring möten och hemarbete förändras under 2021. Många var snabba med att ställa om. De företag som redan hade en molnbaserad lösning eller arbetade i t. ex Teams fick ett försprång där IT-chefen blev hyllad som en hjälte och en räddare i krisen. Men med ett digitaliserat och distanserat arbetssätt kommer också utmaningar.

Utmaningar med att jobba på distans

Den sociala utmaningen

Kulturen på ett företag präglas och utvecklas av medarbetarna. Det sociala snacket innan ett möte börjar, torsdags afterwork och uppdateringen om helgen är alla viktiga komponenter för att skapa trivsel, motivation och engagemang. Du spenderar en stor del av ditt liv med dina kollegor och att plötsligt inte träffas i lika stor utsträckning är en utmaning. Ett tips är därför att slå en signal och prata om något privat eller planera in en digital afterwork – som många har gjort de senaste månaderna. Vi människor är programmerade som ett gruppdjur och utan samhörighet kan vi lätt känna oss ensamma och vilsna.

Ledarskapet

Ledarskapet i en kris är överhuvudtaget en utmaning. Och ledarskapet när man jobbar på distans och inte kan träffa sitt team är extra utmanande. Man behöver motivera sina medarbetare och ge dem energi utan att vara i samma rum. Samtidigt behöver ledaren ha en stark tilltro till sina kollegor och lita på att de arbetar effektivt trots att de kanske är hemma eller på annan plats. Detta ställer krav på ett modernare synsätt och att släppa på de traditionella kraven. Man ska inte heller glömma den personliga anknytningen till sina medarbetare och även här lyfta det sociala samspelet.

Hemmakontoret

Hemmakontoret har för många människor inte varit anpassat på rätt sätt. Många har arbetat på för små skärmar, haft fel ergonomi eller inte haft ytorna hemma. Vissa problem kan åtgärdas med hjälp av skärmar till medarbetarna och rätt möbler. Men utrymmet kan vara ett problem som är svårt att åtgärda.

Men utmaningar är till för att lösas och är man bara medveten om de utmaningar man har kan man komma långt i processen. Glöm därför inte att fråga dina kollegor kring vilka utmaningar de upplever och vad de tycker att ni borde göra.

Här är en handfull tips för att ha bättre möten online

  • Ha en tydlig agenda som skickas ut innan mötet, bifoga eventuella dokument som ska läsas innan mötet
  • Låt alla komma till tals, inled gärna med en runda runt ”bordet” så att alla får berätta något som de gör just nu, privat eller arbetsrelaterat
  • Följ upp i slutet av mötet med summering, ansvarsfördelning, nästa steg och eventuella beslut
  • Se till att ha ögonkontakt och kameran igång, detta skapar en bättre möteskänsla och närhet
  • Glöm inte att hålla energin uppe, detta är extra viktigt för mötesledaren för att bibehålla fokus från övriga

3 stora förändringar sedan pandemins start

  1. Microsoft Teams gick från 18 miljoner användare till 50 miljoner användare
    Fler och fler känner sig bekväma med att ha videomöten och som det ser ut nu har många traditionella telefonmöten bytts ut mot digitala möten. Innan fanns det en större barriär mot att ha ett videomöte, utan man träffades hellre eller valde ett telefonmöte.
  1. Effektiviteten
    Genom att ha digitala videomöten hinner man med fler och ändå ha mer tid över till annat. Detta för att du slipper restiden, hitta parkering, tanka bilen och annat som behövs på vägen. Digitala möten tenderar också att vara mer effektiva och det är lättare att hålla agendan än vid fysiska träffar. Det går också snabbare att boka in nya möten då tröskeln har sänkts ”Vi ska ju bara avhandla något lite snabbt”. När ingen part behöver lägga ner restid blir mötet mer effektivt för alla inblandade.
  1. Ansvar vid sjukdom
    Smittspridning har blivit ett hett samtalsämne under 2020 och fler har fått en förståelse för detta. En traditionell och vanligt förekommande kultur är att många går till jobbet trots att de känner sig krassliga. Dels riskerar man att smitta andra och dels blir man inte utvilad och frisk. En förändring är att många som mår lite dåligt stannar hemma – och det är okej! Det är respekterat och bemöts med förståelse från kollegor. Det är accepterat att arbeta hemifrån om man orkar eller att vila ut och bli frisk.
Kontakta oss

Behöver du hjälp med utbildning till dina medarbetare, se över ert arbetssätt eller att ta ert nästa steg i digitaliseringsresan? Kontakta oss så hjälper vi er!